In 3 Schritten zur idealen digitalen Dokumentation

- ein Leitfaden

Dokumentationen sind wichtig, die Digitalisierung dieser ist unumgänglich und eine anwenderbezogene, gute Umsetzung dieser ist erfolgsentscheidend. In nur 3 Schritten zu idealen Dokumentationen digital – so geht das:

1. Gute Dokumentation schafft Kundenvertrauen:

Deshalb sollte man sich als erstes fragen, was eine gute Dokumentation eigentlich ausmacht: 

  • Eine gute Dokumentation muss leicht auffindbar und jederzeit zugänglich sein sowie stets in aktuellster Form vorliegen.

  • Der Inhalt und Umfang leiten sich von der Zielsetzung der konkreten Dokumentation ab, d.h. was wollen Sie mit der Dokumentation erreichen? Mit dem Fokus auf dieses Ziel gestalten Sie die Dokumentation so umfangreich wie nötig und so kurz wie möglich! Denn man sollte nichts Wichtiges auslassen, den User aber auch nicht mit Infos überfrachten.

  • Zielgruppenspezifische Sprache ist entscheidend. Sprechen Sie die User direkt, klar und vor allem in ihrer Sprache an. Richten Sie sich an einen Laien oder an einen Experten? Das muss klar sein und in der Ansprache berücksichtigt werden.

  • Inhalte strukturieren Sie klar und übersichtlich mit eindeutigen Titeln und Untertiteln, vom großen Ganzen ins Detail heruntergebrochen.

  • Visualisierung ist das A und O. Komplexe Sachverhalte lassen sich mit Bildern besser erklären. Videos bilden ganze Prozesse nachvollziehbar Schritt-für Schritt ab. Mit Symbolen und Zeichnungselementen reichern Sie Bilder mit noch mehr Infos an. Deshalb binden Sie all diese Mittel in die Dokumentation ein und schaffen somit ein abwechslungsreiches Nutzererlebnis.

  •  Mit praktischen Suchfunktionen stellen Sie sicher, dass die Nutzer alle wichtigen Antworten auf Anhieb finden.

2. Der Schritt der Digitalisierung:

Mit der richtigen Digitalisierungs-Software erzielt man Zeit- und Kosteneinsparungen und mehr Effizienz – sowohl bei der Erstellung der Dokumentation als auch beim Abruf und Nutzung dieser (beides sollte durch die Digitalisierungslösung möglich sein). Deshalb gilt es nun zu ergründen, welche Funktionen und Möglichkeiten die Lösung umfassen sollte und was bei der Auswahl zu berücksichtigen ist:

  • Klärung der internen Voraussetzungen und Richtlinien: Welche Beschränkungen gibt es hinsichtlich der Speicherung der Daten? Sind die Daten über SaaS oder On Premises verfügbar.
  • Wie möchten Sie zukünftig auf die Daten zugreifen? Eine Cloud-Lösung ist praktisch, muss aber alle datenschutzrelevanten Themen berücksichtigen. Auch gilt hier darauf zu achten, ob für die Nutzung der Lösung stets eine Internetverbindung vorhanden sein muss, denn praxistauglicher ist es, wenn das System auch offline funktioniert.
  • Welche Hardware wird für die Nutzung benötigt bzw. gibt es hausinterne Hardwarevoraussetzungen? Im Optimalfall ist die Lösung sowohl für alle mobilen Geräte wie auch für PC aber auch für zukunftsweisende Geräte wie zum Beispiel Smart Glasses geeignet. So bleibt man maximal flexibel.

  • Wie werden die Zugriffsrechte verwaltet? Bestenfalls bietet das Programm die Möglichkeit individuelle Nutzerrechte zu vergeben.
  • Wie nutzerfreundlich ist das System? Bietet es eine leicht verständliche Menüführung mit einem logischen Aufbau. Ist es intuitiv und für User auch ohne umständliche Schulungen verständlich und nutzbar?
  • Nachvollziehbarkeit ist im Bereich Dokumentation ein entscheidendes Kriterium. Erkennt man mit dem System wer, wann, welche Dokumentationen erstellt oder geändert hat?
3. Hat man sich mit den Schritten eins und zwei auseinandergesetzt, so ist der dritte, der einfachste und schnellste Schritt von allen und nennt sich augmented instructor:

augmented instructor ist eine Digitalisierungslösung für die Erstellung und den Abruf von Dokumentationen, die alle Punkte von Schritt eins und zwei (die hier vorgestellt wurden) berücksichtigt und perfekt in die Praxis umsetzt.

Wie das funktioniert – super einfach. Wir zeigen es Ihnen sehr gerne in einem unverbindlichen Online-Meeting und freuen uns auf Ihre Anfrage: contact@tepcon.de

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